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关于进一步规范学生档案管理的通知

发布日期:2020-06-18 浏览次数:660

各学院、大队、相关单位:
学生档案是完整记载学生发展成长轨迹的书面资料,为有效加强我校学生档案管理,全面展现学生成长过程,根据教育部国家档案局第27号令及教育部41号令有关规定,现就我校学生档案相关事项进一步明确如下:
一、 学生档案的管理部门:学生工作部
二、 学生档案目录
1、常规学生档案由基础档案(高中阶段)、高考准考证、高考录取通知书、学籍卡、入学登记表、军训成绩鉴定表、毕业生登记表、成绩表、体检表、入团申请书、团员证(证明)、奖惩材料及其它材料组成。
2、士官生档案还需增加军检档案、士官生承诺保证书、士官生发展记录手册。
3、党员关系材料:入党申请书、志愿书、思想汇报、转正申请书。
4、扩招录取学生(基础档案)需提供同等学历证明材料、扩招报名表、体检表及退役军人相关材料,入校后档案同等要求。
三、 学生档案内容提供部门:
1、学生本人:高中档案、准考证、录取通知书、 学籍在线验证报告及相关材料
2、教务处:学籍卡、成绩表
3、武装部:统筹各大队士官生军检档案(由进校、离校两部分组成)
4、各学院、大队:入学登记表、军训成绩鉴定表、毕业生登记表、学生荣誉证书、奖励与处分复印件
5、各大队:士官生承诺保证书、士官生发展记录手册
6、党群办公室/校团委:学生组织关系材料
7、校医院:体检表
四、 新生邮寄档案的接收
士官生入校军检档案由武装部统一接收,非士官生档案由学工部负责接收。
五、档案的保管与转递
全校学生档案学工部集中存放,士官生军检档案由武装部统筹各大队。学生毕业后,根据派遣地址,学校统一EMS邮寄,士官生档案根据接兵单位要求武装部统筹办理移交手续。
六、学籍异动学生档案的处理
退学学生档案可凭退学证明来学生档案室领取档案,学生专业调整后,由转入单位负责学生档案整理。
七、各有关资料装档时间安排(详见附表1)
请遵照落实。
武昌职业学院
二0二0年四月二十九日
附表1

序号
档案目录
提供部门
归档时间
1
高中档案
学院、大队
第一学期
2
入学登记表(一式两份)
学院、大队
第一学期
3
军训成绩鉴定表
学院、大队
第一学期
4
学籍卡(一式两份)
教务处
第二学期末
5
学籍在线验证报告(一式两份)
学院、大队
离校前
6
体检表(入学、毕业体检表)
校医院
进校两月内、离校两月前
7
获奖材料
学院、大队
每学期末
8
团员证明
校团委
学生离校前一个月
9
党员组织关系
组织部
离校前
10
毕业生登记表(一式两份)
学院、大队
学生离校前一个月
11
成绩单(一式两份)
教务处
学生离校前一个月
12
士官生发展记录手册(一式两份)
大队
学生离校前一个月
13
士官生承诺保证书
大队
学生离校前一个月
14
军检档案:招收士官体格检查表(入学)
武装部
第一学期末
15
军检档案:招收士官政治考核表(入学)
武装部
第一学期末
16
军检档案:定向培养直招士官招生面试表(入学)
武装部
第一学期末
17
军检档案:招收士官体格检查表(入伍)
武装部
学生离校前一个月
18
军检档案:招收士官政治考核表(入伍)
武装部
学生离校前一个月
19
军检档案:定向培养士官预征对象登记表
武装部
学生离校前一个月
20
军检档案:招生士官学历专业审定表
武装部
学生离校前一个月
21
军检档案:招收士官协议书
武装部
学生离校前一个月
22
军检档案:招收士官入伍批准书
武装部
学生离校前一个月

备注:士官生档案材料由以上22项组成、非士官生材料由以上1-11项组成。